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Prazo para Guardar Documentos

Documento
Prazo
Suporte Legal
Balancete 5 anos Lei 5.172 art.173*
Cofins 10 anos Lei 8.212 art.33 **
Conciliação Bancária 5 anos Lei 5.172 art.173*
Conhecimento de Frete 5 anos Lei 5.172 art.173*
Conta de Água 5 anos

Lei 5.172 art.173*

Conta de Luz 5 anos Lei 5.172 art.173*
Conta de Telefone 5 anos Lei 5.172 art.173
DAE (Documento Estadual de Arrecadação) 5 anos Lei 5.172 art.173*
DAMEF (Declaração Anual de Movimento Economico e Fiscal) 5 anos Lei 5.172 art.173*
DAPI (Demonstrativo de Apuração e Informação do ICMS) 5 anos Lei 5.172 art.173*
Duplicatas Recebidas/Emitidas 5 anos Lei 5.172 art.173*
Extrato Bancário 5 anos Lei 5.172 art.173*
GAM(Guia de Arrecadação Municipal) 5 anos Lei 5.172 art.173*
ICMS (Imposto de Circulação de Mercadorias e Serviços) 5 anos Lei 5.172 art.173*
Imposto de Renda Autônomo 10 anos após a entrega da Declaração na Receita Federal Lei 8.212 art 46 **
Imposto de Renda Pessoa Física 5 anos após a entrega da Declaração na Receita Federal Instrução Normativa n° 8193 art° 4 - SRF
IPI (Imposto de Produtos Industrializados) 5 anos Lei 5.172 art.173*
IPTU (Imposto Predial Urbano) 5 anos Lei 5.172 art.173*
IPVA (Imposto sobre Prop. Veiculos Automotores 5 anos Lei 5.172 art.173*
IRPJ (Imposto de Renda Pessoa Jurídica) 10 anos após a entrega da Declaração na Receita Federal Lei 8.212 art. 46**
ISSQN (Imposto s/Serviços de qualquer natureza) 5 anos Lei 5.172 art.173*
ITBI (Imposto de Transmissão Bens Imóveis) 5 anos Lei 5.172 art.173*
ITR (Imposto Territorial Rural) 5 anos Lei 5.172 art.173*
Livro Balanço Patrimonial/Geral Permanente A lei ñ preve descarte
Livro de Apuração de Lucro Real (Lalur) 10 anos considerando a data do último lançamento Lei 8.212 art.46**
Livro de Razão 5 anos Lei 5.172 art.173*
Livro de Registro de ICMS 5 anos considerando a data do último lançamento Lei 5.172 art.173*
Livro de Registro de Inventário 31 anos considerando a data do último lançamento Parecer 410 Coordenação do sistema de Tributação (CST/SIPR)
Livro de Registro de Saídas 10 anos considerando a data do último lançamento Lei 8.212 art.46**
Livro Diário Permanente A lei ñ preve descarte
Livro de Registro de Entradas 5 anos considerando a data do último lançamento Lei 5.172 art.173*
Movimento Contábil ou Movimento de Caixa 5 anos Lei 5.172 art.173*
Nota Fiscal de Fornecedor 5 anos Lei 5.172 art.173*
Nota Fiscal de Imobilizado 5 anos após depreciação do bem Lei 5.172 art.173*
Nota Fiscal de Saída 10 anos Lei 8.212 art.46**
Nota Fiscal de Venda de Imobilizado 5 anos Lei 5.172 art.173*
Ordem de Serviço 5 anos Lei 5.172 art.173*
PIS (Programa de Integração Social) Recolhimento 10 anos Lei 2.052/83 art.3 e 10-PIS/PASEP
Recibo de Depósito Bancário 5 anos Lei 5.172 art.173*
Reembolso de Despesas/Despesa Viagens 5 anos Lei 5.172 art.173*
RPA (Recibo de Pagamento de Autônomo) 30 anos Lei 8.212 art.45**
Taxa de Fiscalização para Funcionamento 5 anos Lei 5.172 art.173*
VAF (Verificação de Apuração Fiscal) 5 anos Lei 5.172 art.173*

Tabela de Temporalidade de Documentos de Pessoa Física

1. VIDA FINANCEIRA

1.1 PAGAMENTO DE TRIBUTOS

Documento

Prazo de Guarda

Prazo de Precaução

Observações

1.1.1 Imposto de Renda de Pessoa Física (IRPF) e seu respectivo DARF

5 anos, contados a partir do exercício seguinte àquele em que o lançamento poderia ter sido efetuado

Os comprovantes devem ser mantidos durante os 5 anos subseqüentes ao da respectiva declaração, ou seja, 6 anos (Código Tributário Nacional, Lei 5.172/66, art. 173, I). O mesmo prazo aplica-se aos comprovantes utilizados na declaração do imposto de Renda

1.1.2 Imposto Predial e Territorial Urbano (IPTU) e seu respectivo DARM

5 anos, contados a partir do exercício seguinte àquele em que o lançamento poderia ter sido efetuado

10 anos

Os comprovantes devem ser mantidos durante os 5 anos subseqüentes ao da respectiva cobrança (Código Tributário Nacional, Lei 5.172/66, art. 173, I). Depois deste prazo, a dívida prescreve e a Prefeitura não pode mais cobrá-la, porém, para efeito de comprovação de propriedade, é necessário manter o comprovante por 10 anos

1.1.3 Imposto sobre Propriedade de Veículos Automotores (IPVA)

5 anos, contados a partir do exercício seguinte àquele em que o lançamento poderia ter sido efetuado

Os comprovantes devem ser mantidos durante os 5 anos subseqüentes ao da respectiva cobrança (Código Tributário Nacional, Lei 5.172/66, art. 173, I). Na transferência de veículo, o comprador deve solicitar os últimos quatro anos, para evitar fraudes, uma vez que o vendedor pode apresentar o último pagamento, sem que os anteriores estejam pagos.

1.2 PAGAMENTO DE CONTAS DE CONSUMO (ÁGUA, LUZ, TELEFONE)

Documento

Prazo de Guarda

Prazo de Precaução

Observações

1.2.1 Comprovante de pagamento de conta de água, luz, telefone (inclusive o celular)

90 dias

5 anos

Por sua natureza de relação de consumo, o prazo é definido pelo Código de Defesa do Consumidor, Lei. 8.078/90, art. 26, II. Em caso de necessidade de questionamento de valores de tributos, seguir o Código Tributário Nacional, Lei 5.172/66, art. 173, I). Manter as contas também serve como garantia de manutenção dos serviços. Caso o fornecedor alegue que uma conta antiga não tenha sido paga e o consumidor não disponha mais de comprovante, poderá pedir para que o fornecedor prove que a conta não foi paga. A comprovação também pode ser feita por extrato bancário, em caso de débito automático

1.3 PAGAMENTO DE ALUGUEL E CONDOMÍNIO

Documento

Prazo de Guarda

Prazo de Precaução

Observações

1.3.1 Recibo de pagamento de aluguel

3 anos

Ver Código Civil, Lei 10.406/02, art. 206, § 3º, I.

1.3.2 Recibo de pagamento de condomínio

5 anos

Ver Código Civil, Lei 10.406/02, art. 206, § 5º, I. É possível solicitar à administradora do condomínio, periodicamente, uma declaração de que não existem débitos pendentes. Assim, é mantido apenas um documento arquivado

1.4 COMPRA (IMÓVEIS, BENS DURÁVEIS E NÃO-DURÁVEIS)

Documento

Prazo de Guarda

Prazo de Precaução

Observações

1.4.1 Recibo dos pagamentos das parcelas de imóvel

Até que seja feito o registro da escritura no Cartório de Registros de Imóveis

1.4.2 Nota fiscal de compra de bem durável


Prazo de garantia

Vida útil do produto

Ainda que o prazo de garantia dado pelo fabricante tenha se esgotado, alguns defeitos que não ocorrem pelo desgaste natural do bem podem surgir após a garantia, o chamado “vício oculto”. Exemplo disso é o “recall” de automóveis. Ver Código de Defesa do Consumidor, Lei 8.078/90, art. 26, § 3°

1.4.3 Nota fiscal de produtos e serviços não-duráveis

30 dias

Os alimentos são exemplo desta categoria, e a nota deve ser preservada pelo prazo da garantia legal de 30 dias (Código de Defesa do Consumidor, Lei 8.078/90, art. 26, I).

1.5 SERVIÇOS BANCÁRIOS E FINANCEIROS

Documento

Prazo de Guarda

Prazo de Precaução

Observações

1.5.1 Comprovante de depósito bancário

Não especificado

Deve-se guardar até comprovação do crédito em conta

1.5.2 Extrato bancário

5 anos

Para comprovação de pagamentos diversos (cf. CC, CTN); de salários, na falta de holerite (cf. CLT); de movimentação financeira (fisco, por exemplo)

1.5.3 Fatura de cartão de crédito

3 anos, se houver parcelamento, com relação à discussão dos juros aplicados.

5 anos, com relação a eventuais cobranças

Para faturas de cartão de crédito não há determinação legal. A Associação Nacional dos Usuários de Cartão de Crédito recomenda que elas sejam mantidas pelo mínimo de um ano, por cautela, para que o consumidor se previna contra eventuais lançamentos indevidos e/ou cobrança em duplicidade por parte das administradoras de cartões de crédito. É importante ressaltar que a pretensão de cobrança de dívidas líquidas constantes de instrumento público ou particular (que seria o caso dos cartões, pois o consumidor assina um contrato) prescreve em 5 anos (Código Civil, Lei 10.406/02, art. 206)

1.6 CONTAS E RECIBOS GERAIS

Documento

Prazo de Guarda

Prazo de Precaução

Observações

1.6.1 Carnê e/ou comprovante de pagamento de consórcio

Até a entrega da carta de liberação da alienação fiduciária

1.6.2 Comprovante de pagamento de mensalidades escolares

5 anos

Guardar de preferência até o término do curso, após receber o certificado ou diploma

Obedece ao prazo previsto no Código Civil, Lei 10.406/02, art. 206, § 5º, I. Quando utilizado para efeito de abatimento em Imposto de Renda , deverá ser arquivado por 6 anos, juntamente com a Declaração

1.6.3 Comprovante de pagamento de convênio médico

5 anos

Obedece ao prazo previsto no Código Civil, Lei 10.406/02, art. 206, § 5º, I. Quando utilizado para efeito de abatimento em Imposto de Renda , deverá ser arquivado por 6 anos, juntamente com a Declaração

1.6.4 Comprovante de pagamento de TV por assinatura

5 anos

Obedece ao prazo previsto no Código Civil, Lei 10.406/02, art. 206, § 5º, I

1.6.5 Comprovante de pagamento de honorários de profissionais liberais

5 anos após a conclusão dos serviços, ou após cessação do contrato ou mandato.

Obedece ao prazo previsto no Código Civil, Lei 10.406/02, art. 206, § 5º, II

1.6.6 Comprovante de hospedagem

1 ano

Cobranças referentes à hospedagem e alimentação em hotéis obedecem ao prazo previsto no Código Civil, Lei 10.406/02, art. 206, §1º, I

2. VIDA TRABALHISTA

Documento

Prazo de Guarda

Prazo de Precaução

Observações

2.1 Cartão do Programa de Integração Social (PIS)

Permanente

2.2 Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS)

Permanente

2.3 Extrato da conta vinculada do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS)

2 meses

O trabalhador pode conferir a regularidade dos depósitos em sua conta vinculada através de extrato enviado à sua casa de 2 em 2 meses. Se não estiver recebendo o extrato, o trabalhador deverá informar seu endereço completo em uma agência da CAIXA ou pela Internet, no site <www.caixa.gov.br>

2.4 Holerite/recibo de pagamento de salário

Aposentadoria

Guardar até a autorização de concessão do benefício, para fazer prova de tempo de serviço e de contribuição

2.5 Guia de recolhimento previdenciário como autônomo

Aposentadoria

Guardar até a autorização de concessão do benefício, para fazer prova do tempo de serviço e de contribuição

2.6 Termo de Rescisão de Contrato de Trabalho (TRCT)

Aposentadoria

Guardar até a autorização de concessão do benefício, para fazer prova do tempo de serviço e contribuição

3. PATRIMÔNIO

Documento

Prazo de Guarda

Prazo de Precaução

Observações

3.1 Escritura de imóvel

Permanente

Comprova o direito de propriedade do bem. Em caso de venda, deve ser transferido ao novo proprietário

3.2 Certificado de Registro e Licenciamento Anual (CRLV)

1 ano

Documento de porte obrigatório para o condutor do veículo, sob pena de multa e apreensão deste (Código de Trânsito Brasileiro, Lei. 9.503/97, art. 230, V). Pode ser substituído por uma cópia autenticada pela repartição de trânsito competente

3.3 Apólice de seguro (de vida, de residência, de saúde, de veículo etc.)

1 ano, após o final da vigência

O prazo é contado a partir da data de citação pelo terceiro prejudicado ou da indenização feita a este, no caso de responsabilidade civil, ou do fato gerador da pretensão, nos demais casos. Ver Código Civil, Lei. 10.406/02, art. 206, § 1º, II

4. CIDADANIA

Documento

Prazo de Guarda

Prazo de Precaução

Observações

4.1 Título de Eleitor 

 Permanente

Se o titular deixar de votar ou justificar por três votações consecutivas, o título será cancelado. Cada turno é considerado uma votação

4.2 Comprovante de votação

Manter os comprovantes dos dois últimos sufrágios (inclusive dos turnos, se houver)

Em caso de perda dos comprovantes, é possível solicitar a qualquer Cartório Eleitoral uma Certidão de Quitação Eleitoral, que será emitida na hora, devido ao acesso direto ao Cadastro Geral de Eleitores. Para os eleitores inscritos no Estado de São Paulo, a requisição pode ser feita através da internet, no site <www.tre-sp.gov.br>

4.3 Certidão de nascimento

Permanente

Possui validade até a certidão de casamento

4.4 Certidão de casamento

Permanente

Possui validade até a certidão de óbito

4.5 Certidão de óbito

Permanente

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